Adiós a los papeles


Nuestra experta en orden sugiere dejar atrás las boletas, comprobantes y documentos impresos y comenzar a archivar todo de forma digital.

Por Nadia Novillo

Para los amantes del orden organizar papeles históricamente ha sido una de nuestra tareas favoritas, una materia donde realmente se evidenciaba que había un trabajo metódico y puntilloso, una clasificación, un indicador, un sistema, un orden alfabético, una numeración, una correlación, una agrupación por colores, un patrón de referencia en común.

Los grandes aliados para organizar papeles han sido desde siempre los ficheros, archiveros, carpetas transparentes, carpetas con folios, enormes biblioratos, carátulas para establecer y distinguir infinidad de categorías y la estrella infaltable: la etiqueta o rótulo.

Recuerdo que de niña, al finalizar cada ciclo escolar, iba archivando mis cuadernos por año y los agrupaba según las distintas asignaturas: matemáticas, lengua, religión, música, dibujo, ciencias sociales, ciencias elementales, cuadernos de comunicaciones, libretas… Lo mismo hacía en el secundario y luego en mis épocas universitarias con los apuntes y resúmenes a medida que iba rindiendo y aprobando las materias.

Por otro lado acumulaba los diarios íntimos y las agendas, eso era más fácil, porque era solo cuaderno por año. Tenía otro apartado para los recuerdos y así seguía sumando grandes cajas.

Pueden imaginarse esto, toda una vida acumulando papeles. Pero como todo estaba organizado de manera muy prolija y uniforme -porque las cajas y carpetas eran de un mismo color- todo perfectamente rotulado, era válido seguir guardándolo y fácil de trasladar y volver a acomodar, incluso en cada mudanza.

La trampa se encuentra en que nadie revisa ni controla lo que a simple vista y en apariencia está ordenado, entonces se sigue conservando a lo largo del tiempo sin detenerse a analizar si interesa o tiene sentido continuar guardándolo.

En este aspecto me reconozco a mi misma como una acumuladora, pero con la salvedad que todo estaba organizado y ordenado.

Por otro lado, cuando dejé la casa familiar y me fui a vivir sola, siguiendo la costumbre que había visto de chica, de la misma manera que lo hacía mamá, armé carpetas con separadores para almacenar cada mes los comprobantes de pagos de todos los servicios, impuestos, resúmenes de tarjetas, expensas, alquiler, matrícula universitaria, obra social, patente, seguro, recibo de sueldo, análisis, controles y estudios médicos, documentación importante, etc.

En algún recóndito lugar de mi cabeza yo tenía grabado como si fuera ley que todos los papeles debían guardarse por un mínimo de 10 años, pero como soy previsora y controladora al extremo los guardaba por bastante tiempo más.

Ya casada y después de haber pasado por la tarea de tener que ensamblar dos departamentos de solteros y unificar todo en un hogar de casados, donde claramente cada uno trae sus costumbres e intenta imponerlas como reglas, yo estaba muy orgullosa de todo el sistema de organización que era visible en el sector del escritorio, al delegar en mi esposo los pagos, descubro por aquellos años que él -más práctico, resolutivo y eficiente que yo- hacía todo a través de home banking y muchos otros pagos directamente estaban adheridos al débito automático.

Yo, un tanto estructurada, otro poco desconfiada de la tecnología, perteneciendo a la vieja escuela y aferrada al papel, insistía con el interrogante de qué pasa si se cae el sistema, amparada en el famoso «por las dudas», cada mes le pedía que me imprima todos los comprobantes de pago y los seguía acumulando año tras año. De esa forma me quedaba segura y tranquila.

Hasta que un día mi marido me dijo: «Nadia, todo muy lindo, impecable tu método de almacenamiento y orden, pero esto no tiene sentido, esto no va más, ya está viejo y obsoleto. Todo esto se resume simplemente pidiendo que te extiendan y envíen por mail un libre deuda de cada servicio o impuesto y listo, podés prescindir de todos esos papeles».

En ese momento me enfrenté a la realidad. No solo tenía razón sino que el mundo estaba digitalizado y yo me resistía a evolucionar, a modernizarme, tuve que reconocer y aceptar que mis carpetas ya no iban a estar más en una biblioteca, sino en la computadora o en una app en el teléfono, y cuánto más beneficioso y conveniente era esta nueva opción.

Descarté bolsas y cajas de papeles, apuntes, cuadernos, carpetas, comprobantes… A medida que eliminaba, iba controlando y tomando conciencia que había sido ridículo, absurdo, guardar todo ese papelerío, incluso cada resumen de tarjeta tenía abrochados todos los tickets que con el paso del tiempo la tinta se había borrado y estaban blancos.

Fue súper liberador deshacerme de toda esa papeleta, gané un mueble de biblioteca entero y un espacio que invita a la lectura y a trabajar en un ambiente más relajado, despojado, y agradable. En lugar de carpetas y biblioratos, hay libros de nuestro interés y agrado y álbumes de fotos.

En forma permanente recibo consultas pidiéndome consejos para organizar los papeles, y mi respuesta con un tono de broma y humor es «tira todo».

Vale aclarar y destacar que nada se tira sino que todo lo que es papel y cartón puede ser entregado para reciclar.

La sugerencia es reducir al mínimo posible lo que sea papel ya que absolutamente todo se puede archivar en forma digital.

Si hay dudas al momento de desechar algo, se le toma una foto y se almacena eso.

Las agendas una vez terminado el año, se controla por si conserva algún dato importante o de valor, se toma una foto y luego ya no se necesita más, se va.

Se dan cuenta ustedes que al terminar un año la agenda en el apartado de contactos telefónicos queda en blanco y sin usar, porque ya nadie escribe un número de teléfono. Hoy las listas de contactos están en el celular y es más fácil y rápido enviar y guardar un nuevo contacto en el teléfono que tomarse el trabajo de escribirlo con la posibilidad de que algún número se apunte mal.

Los recuerdos también pueden ser almacenados digitalmente en carpetas, la tarea queda reducida a tomar fotos y armar carpetas digitales con títulos y fechas de referencia, estas podrás ser tan variadas como se les ocurra: «Cartas de Amor», «Dibujos Lola», «Libretas Benja», «Boarding pass viajes», «Aniversario», «Dedicatorias cumples», etc.

Algunas apps que pueden ser utilizadas para estos fines son:

1. Fintonic: Sincroniza datos de cuentas bancarias y tarjetas. Alertas de cobros, pagos, vencimientos.

2. Toshl Finanzas: Administra finanzas personales, crea presupuesto, control de ingresos y egresos.

3. Whallet: Controla gastos, es una aplicación muy sencilla de usar.

4. Spendee: Tablas y gráficos de ingresos, gastos, recordatorios, alertas.

5. Money Wise: Conversor de divisas muy útil para quienes viajan.

6. Settle Up: Ideal para finanzas grupales.

7. Gestor de Gastos App: Calcula intereses de préstamos, deudas.

8. Bloomberg Business: Noticias internacionales para inversores, índices bursátiles, bonos, divisas.

9. E-Trade: Controla tus inversiones y te envía informes independientes.

10. Loan Plan: Calculadora de hipotecas, intereses de préstamos, refinanciamiento de deuda.

Les dejo la tarea y el ejercicio de comenzar a desprenderse de tanta papeleta, los invito a aggiornarse y actualizarse. Bienvenidos a esta nueva era digital. «Menos papel, más archivo virtual».

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