El método de las cinco “s”


Planificación, organización, limpieza y orden son aspectos fundamentales para un adecuado funcionamiento y convivencia en todo contexto laboral y familiar.
Textos: Nadia Novillo.

El orden es un excelente recurso para generar bienestar y una buena calidad de vida.


Más allá de que hoy el orden se ha convertido en el tema del momento, esta comprobado científicamente que cuando estamos en un espacio organizado, armonioso, agradable -ya sea en un ámbito laboral o en la intimidad de nuestro hogar- somos más productivos, creativos, eficientes; estamos más motivados e incluso se favorece positivamente nuestro estado de ánimo.


Lejos de encasillar o considerar el orden como una obsesión o toc debemos entenderlo como un hábito que todos podemos incorporar para facilitar y simplificar el día a día.


Planificación, organización, limpieza y orden son aspectos fundamentales para un adecuado funcionamiento y convivencia en todo contexto laboral y familiar.


Existen muchísimas teorías, sistemas, planes y técnicas sobre organización algunos de ellos aplicados a la ciencia, otros más relacionados a lo social, político, económico, financiero.


Uno de los más conocidos es el famoso método japonés de las 5 S, que refiere a cinco simples pasos, cada uno de los cuales está definido por una palabra que comienza con la letra S.


Esta técnica fue creada en los años cincuenta por la firma Toyota para sistematizar la producción en sus plantas.
Luego se planteó la necesidad de mejorar y perfeccionar la calidad y la eficiencia en la producción. Finalmente, es un sistema de gestión implementado a nivel mundial que tiende a reducir y evitar el desperdicio, derroche, o despilfarro de recursos, básicamente de dinero, tiempo, energía y espacio. Genera beneficios que favorecen la productividad y calidad, reducen los costos y gastos, potencia conductas de responsabilidad, seguridad, compromiso, y puntualidad; aumenta la autoestima y gratificación personal y del grupo.


Se trata de un método muy efectivo y sencillo de implementar, ajustar y adaptar tanto para un hogar como para un espacio laboral. Consiste en estos cinco pasos:


1) Seiri (Orden): Implica Seleccionar, clasificar y descartar.


Se trata de identificar todo lo que es útil y necesario, el resto se elimina.


Aplicado a la realidad de un hogar, me debo preguntar: ¿lo uso? ¿lo necesito? ¿me gusta? ¿está en buen estado? ¿me hace feliz conservarlo? ¿tengo lugar donde guardarlo? Si conservamos sólo lo necesario, ganamos y optimizamos espacio. Así comenzamos a realizar compras más pensadas e inteligentes; evitamos tener cosas dobles, repetidas, en exceso o en demasía; conocemos lo que tenemos, sabemos lo que necesitamos. Esto nos lleva a ahorrar dinero.


2) Seiton (Organización): Asignar un lugar a cada categoría de cosas.


Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Lo ideal es, lógicamente, ubicar cada cosa donde se usa y se necesita, apelando siempre al sentido común, procurando que nos resulte eficiente, cómodo, práctico y funcional, que esté a mano, resulte fácil alcance y acceso si se trata de algo que se utiliza con frecuencia y a diario.


Rotular o etiquetar es fundamental para que todos los integrantes de una familia o todos los compañeros en un lugar de trabajo sepan y puedan visualizar donde se encuentra cada cosa y a donde debe volver luego de ser usada, detectar que está faltando o si algo se termino y se debe reponer.


Todo lo que sean carteles ayudan a agilizar nuestra memoria y a encontrar rápidamente lo que necesitamos y estamos buscando. Esto nos permite ser más eficientes y productivos, administrar mejor nuestro tiempo y energías.


3) Seiso (Limpieza): Eliminar cualquier situación o foco de mugre, suciedad, basura, caos, desorden, descontrol, desborde.


Lógicamente, un espacio organizado y ordenado facilita, simplifica y propicia la limpieza y el mantenimiento. Un lugar limpio, despejado y despojado, aireado y ventilado, bien iluminado, con aromas agradables, genera armonía, calidez y bienestar.


Es clave establecer rutinas de limpieza, ya que hay algunas que se deben realizar a diario y otras que pueden establecerse de forma semanal, quincenal o mensual. Hay otras que requieren la prestación de un servicio de control y mantenimiento de una empresa externa que se puede realizar cada 6 meses o una vez al año.


4) Seiketsu (Sistematizar/Estandarizar): Establecer ciertas normas, reglas y pautas imprescindibles para que este sistema se respete y se mantenga.


Todos los integrantes deben comprometerse e involucrarse con esa nueva modalidad de organización, orden y limpieza. Todos deben adoptar y aplicar nuevos hábitos y rutinas para lograr sostenerlo en el tiempo.


5) Shitsuke (Mantenimiento/Disciplina/Constancia): Este sistema debe ser internalizado como un comportamiento habitual.


La técnica debe ser automática e inconsciente, sin necesidad de pensarla. Debe ser adoptada como un nuevo modo, forma, estilo y filosofía de vida.


Los invito a tomar las ideas principales de este método, ajustarlo a las necesidades, gustos y preferencias personales y familiares, a delegar tareas, a participar e involucrarse todos y cada uno. Cada familia y sus circunstancias son un mundo, pero con organización, limpieza y orden todos podemos lograr hacer de ese hogar, nuestro lugar en el mundo, un lugar feliz.

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