Planear un momento inolvidable


Organizar un evento, sea este social o corporativo, es todo un desafío. Para sortearlo con éxito, nada mejor que tener en cuenta las recomendaciones de los especialistas.

 

Textos. Revista Nosotros.

Los elementos clave a cuidar en un evento son: una buena razón para organizarlo, un anfitrión y los invitados. Y, por definición, un espacio adecuado donde llevarlo a cabo y un concepto meditado que lo envuelva. Podemos crear la oportunidad para pasar un buen rato y ¿por qué no? tal vez, incluso, hacer historia.

Cecilia Gargatagli, organizadora de eventos, explica:“La organización de un evento es una de las herramientas de relaciones públicas más delicadas que existen. En un evento todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por estos motivos, es que debemos cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles”.

 

Presupuesto

Hoy en día es muy grande la demanda de salones para eventos, se realizan muchos acontecimientos de diferente índole durante el año, por lo que es necesario definir el lugar con 2 o 3 meses de anticipación como mínimo. ‘Por lo general, cuando se trata de agasajos empresariales, se realizan en lugares específicos, son 2 meses de anticipación los que se están manejando para reservas. En cambio, cuando se trata de eventos sociales, tenemos que hablar de contratar el lugar entre 6 y 12 meses antes”, explica la especialista.

Otros de los puntos salientes en cualquier tipo de eventos, son el menú y la música. Ambas cuestiones se definen después de ver 2 o 3 propuestas diferentes, ‘se analizan diferentes opciones para todos los gustos‘. Por su parte, la ambientación ‘está claramente definida por el tipo de evento, por la marca de la empresa, sus colores, logos, etc. y de tratarse de un evento social lo define el cliente en función de sus características, estilos, etc.’ comenta la organizadora.

 

CINCO CLAVES DE UN EVENTO CORPORATIVO

1. Lograr en el invitado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento interesante y memorable.

2. Asegurar que nuestro evento transmita los valores que queremos asociar a nuestra marca. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos el evento, los valores o adjetivos que en definitiva queremos transmitir de nuestra compañía.

3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene “la sartén por el mango”, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos.

4. Invitados. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que participe, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.

5. Conseguir que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

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