La posibilidad de trabajar desde casa resulta atractiva y tiene sus ventajas, pero requiere mucha disciplina y organización para poder hacerlo de manera productiva y eficiente.
Textos. Nadia Novillo.
Frente a la pandemia que nos atraviesa, la necesidad de aislamiento social preventivo y obligatorio -con los cambios emocionales, preocupaciones, miedos e incertidumbres y que esto implica- obliga no solo a que los adultos deban trabajar desde su casa sino que los niños también deban hacer home schooling. La realidad es que esta nueva experiencia puede resultar muy compleja y caótica.
Mas allá de las herramientas que facilitan el trabajo desde casa, para algunas personas esta modalidad es una práctica nueva y para otros, si bien ya se manejaban de manera free lance y practicaban home office, ahora deben desarrollarla en compañía de sus familiares.
Por eso es importante tener en cuenta algunas recomendaciones y rutinas que permitan llevar a cabo esta práctica con éxito y de manera eficiente, sin romper con la armonía familiar.
1. Establecer horarios de trabajo.
Es el primer paso para organizar la jornada laboral y para ordenar la rutina diaria.
El hecho de estar en casa y no tener que cumplir un horario de ingreso a la oficina, tienta a que el despertador suene más tarde, a quedarse un rato más en la cama y a distraerse con otras actividades, navegar en la web, mirar tv, lectura de temas diversos no relacionados con lo laboral.
Para ser productivos y mantenerse enfocados es importante respetar una rutina profesional, levantarse siempre a la misma hora, arreglarse como si se fuer la oficina, bañarse, vestirse, desayunar, y determinar un horario de inicio como si se tratara de fichar, de marcar tarjeta, aunque ese simple acto signifique sentarse y prender la computadora.
2. Disponer de un espacio para crear una oficina en casa.
Lo ideal es asignar un lugar fijo y equipado de trabajo con todo lo esencial, una mesa/escritorio funcional y una silla cómoda, organizadores con material y útiles de oficina, donde esté ubicado el router que sea un sector donde haya buena y potente señal de wifi, tener cerca bocas de toma corriente o disponer de una zapatilla para poder enchufar todo los dispositivos electrónicos necesarios: notebook , celular, impresora.
Comenzar la jornada disponiendo algún refrigerio, agua, snacks, para evitar levantarse e interrumpir el trabajo a cada rato para buscar algo ya que eso distrae y puede disminuir o afectar el rendimiento.
Hacer bed office, es decir trabajar en la cama, o en diferentes espacios no establecidos como la cocina, comedor, en el sofá, o incluso al aire libre, galería, jardín, balcón, o terraza , puede ser una opción de vez en cuando. No se aconseja que sea lo habitual ya que puede ser motivo de dispersión y es más difícil separar cuando estás conectado, haciendo otra cosa, o cuando estás realmente trabajando.
3. Comunicar a la familia y amistades el horario de trabajo.
Trabajar desde casa no significa estar disponible para realizar multitareas en todo momento.
Dentro del grupo familiar es importante respetar los horarios del otro, hacer home office no quiere decir que se está de vacaciones, tampoco se está disponible para resolver cuestiones domésticas, porque todo eso te interrumpe.
Es necesario dejar claro cuál es el horario de trabajo y que el trabajar desde casa demanda la misma responsabilidad que la modalidad presencial en la empresa.
4. Consensuar los horarios de trabajo.
Si hay niños dentro del grupo familiar que van a necesitar de la asistencia y supervisión de un adulto, coordinar con la pareja los horarios en los que cada uno va a trabajar para poder turnarse y respetar los tiempos laborales de ambos.
Si solo hay un adulto a cargo de los niños, intentar que coincidan los horarios laborales con los de estudio.
5. Planificar las tareas.
Agendar los horarios para hacer reuniones virtuales/teleconferencias/videollamadas.
Fijar horarios para devolver llamadas telefónicas, contestar, mensajes, mails y escuchar audios (el teléfono es el principal motivo de distracción, interrumpe, desconcentra, y hace que la gestión de nuestro tiempo de trabajo se vuelva ineficiente y se desordene).
6. Generar un ambiente agradable y confortable.
La organización, la categorización de los materiales, la limpieza del espacio de trabajo , el orden de los útiles de oficina, un ambiente ventilado, bien iluminado -dentro de lo posible con luz natural- son todos factores que favorecen el clima ideal para un mejor desempeño y rendimiento laboral.
7. Contemplar un break.
Permitirse una jornada de trabajo que incluya un recreo para almorzar o un descanso para despejarse y luego continuar más motivado.
8. Incorporar hábitos que ordenen y optimicen el desempeño laboral.
Si bien todo lo mencionado anteriormente es una guía de pautas para ordenarnos, la intención principal es ser lo más productivos posibles optimizando las horas de trabajo, cumpliendo con los plazos estimados, sin acumular pendientes, sin postergar soluciones, informes, entregas, presupuestos, estadísticas, etc.
9. Proponerse objetivos diarios.
Si somos responsables y profesionales, a su vez podemos ser flexibles y permisivos con algunos cuestiones y no tan rigurosamente estructurados, sobre todo en el contexto de pandemia y cuarentena que estamos atravesando. Si es importante respetar cierta rutina para poder cumplir con los objetivos laborales diarios.
10. Saber poner punto final al día laboral.
Al estar en casa, las horas de trabajo suelen extenderse. Solucionar un mínimo inconveniente que surgió a último momento, un problema inusual que hay que resolver de manera urgente, responder mensajes porque estas en línea o aún seguís conectado…
Si siempre se está disponible, se termina excediendo la jornada de trabajo y eso tampoco es bueno porque no se logra hacer un corte.
Siempre habrá demanda, pero eso no quiere decir que se necesite resolverla inmediatamente.
Es importante separar lo que es urgente de lo que no es y desconectarse. Es tan importante y necesario tener disciplina para empezar el día de trabajo como tener disciplina para terminarlo, sino se termina trabajando 24 horas, sin darse cuenta y se entra en un círculo vicioso de estrés y saturación constante y permanente.
Seguramente el mundo hubiera preferido otras condiciones para implementar de manera decidida esta forma de trabajo, no hay que desaprovechar la oportunidad de aprender a hacerlo, de adaptarnos al cambio, de rescatar los beneficios, porque después de esta emergencia el mundo laboral encontrará en esta modalidad, una oportunidad más de crecimiento y desarrollo.
Frente a situaciones extremas, imprevistas, abruptas e inesperadas, podemos tomar dos caminos: instalarnos en la queja y el lamento, buscar culpables, o aceptar lo que nos toca tomarlo como un desafío y esforzarnos para reinventarnos, seguir aprendiendo y avanzando, buscando nuevas opciones, manteniéndonos activos, en movimiento, con ganas de ir por más.