Por Eugenia Román
Me gusta pensar que las invitaciones son como el CV de un evento, una especie de carta de presentación en la que puedo tener una idea de todo eso con lo que me voy a encontrar, o no.
Es que en este amplio, variado y apasionante mundo de los eventos, no todo es lineal ni preestablecido; aquí todo es parcial, subjetivo y posible.
La mayoría de las veces, cuando me junto con un cliente, unas de las primeras cosas que pregunto es si ya tiene encargadas, diseñadas o al menos pensadas las invitaciones. Les explico qué no solo es el punto de partida del invitado sino también una referencia acotada pero necesaria para mi. Me muestra los márgenes de estilo, tipografía, colores y estampados dentro de los que debería moverme y que también podría utilizar en mi trabajo. Ahí surge un abanico tan variado de respuestas como tipos de invitaciones en el mundo.
Básicamente y de arranque, hay dos tipos de respuestas o reacciones iniciales: la de quien está interesado y le da gran valor a la invitación y la de la persona a la que le parece una pérdida de energía poner el foco en ella y prefiere hacerla fiel a la estética, pero práctica y efímera, casi con la convicción de que luego “todos la olvidan o la desechan”. Así también hay quienes eligen escribir dentro testamentos y otros que por poco y se olvidan de colocar el horario de inicio.
En estos 14 años de trabajar en el rubro me encontré con invitaciones formales, algunas religiosas e impolutamente blancas, invitaciones divertidas con caricaturas, con brillo y piedras, con plumas y glamour, caladas, 3D, en cajas, en conos, credenciales o pases VIP, tickets de avión, comestibles, en video a través de soporte pendrive, postales, con sorpresa, con sobres, sin sobres, plastificadas, en abanico, estampadas con flores, a rayas, lunares, sobrias, con lacre, pintadas a mano, negras, dramáticas, hologramadas, en madera, llaveros, páginas y sitios web, digitales a través de redes… Las hay más acotadas, otras más emotivas, con algún chiste o sarcasmo y las que sin tanta vuelta te invitan a divertirte. En lettering, cursiva, tinta, grabadas, impresas… ¡y hasta bordadas!
Están los que prefieren decir o mostrar poco a través de la invitación, para no generar expectativa. Y está aquel a quien le encanta la idea de que sea sorprendente o impactante desde el inicio. Particularmente recuerdo una inauguración hace varios años en la que la invitación llegaba a través de una caja satinada blanca que al abrirla tenia una botellita de champagne, un alfajor santafesino y una franja de césped sintético, todo muy bien pensado y colocado en niveles de profundidad, me quedó claro quiénes acompañaban el emprendimiento sin haber leído nada aún. Como lo que se inauguraba era un complejo con canchas de fútbol 5, la idea me pareció genial.
Claro que el presupuesto con el que se cuenta o que se decide destinar va de la mano con la complejidad (o no) que queremos darle a este punto de partida. Hoy hay muchísimas posibilidades y herramientas, así como también buenos diseñadores y proveedores disponibles a tal fin. Aunque también me encuentro con novias que las hicieron ellas personal y manualmente, mamás de quinceañeras que se pasaron meses pintando cajitas a mano, o cortando cintas, haciendo figuras…
En lo personal creo que, más o menos elaborada, la invitación debe ser fiel al estilo general que tenga el evento y quien invita. Y en esto si hay una regla que se cumple: cliente sencillo, invitación sencilla; cliente práctico, invitación práctica; cliente detallista, invitación puntillosa… así es y así debe ser.
Pero lo que si debe proporcionar una invitación, más allá de los detalles, es la información necesaria para que el invitado no cometa errores y vaya bien preparado para poder disfrutar a pleno del evento al que lo estamos invitando.. A qué me refiero con esto: dejar en claro fecha, hora y lugar como primer dato a registrar. En esto tengo que hacer un paréntesis muy gracioso, con una anécdota.
Resulta que una amiga del rubro es invitada a un hermoso evento al que también fui invitada. Al abrir la invitación, lo más grande y destacado central era el número del día en que se hacía la celebración, o sea la fecha, era central y ¡enorme! O sea… grande en serio. Pues ella luego de verla un rato largo le dice a su mamá que no sabía cuando era la fiesta, a lo que la mamá le pregunta si era o se hacía. Cuando nos contó esto, indignada por su error, todos lloramos de risa, incluidos quienes la invitaron. Acá entra otro factor, cada invitado percibe algo distinto de la invitación, pero generalmente miran más el detalle que aquello que colocamos en grande o damos por obvio.
Fuera de la información básica relevante para que el invitado sepa cuándo, a qué hora y dónde estar, esta también la info paralela que puede ser hasta considerada un mimo al invitado, como por ejemplo, avisarle que será en el campo o al aire libre, que se lleve abrigo, que habrá abanicos para el calor, que habrá un sector de niños, que vaya con calzado cómodo, que vista formal, que se aceptan mascotas, que no hay horario de fin de fiesta, que durará más de lo previsto, que hay lugar para dormir al terminar, contarles cual será el menú, etc. Es una forma y una herramienta más para facilitar el hecho de que el invitado la pase bien. Así también hoy hay herramientas y plataformas que hacen que el que invita también la pase bien. Hay páginas en las que el invitado ingresa y confirma su asistencia al evento y automáticamente eso pasa a un registro en planilla o Excel que se va actualizando. Una bomba para todos aquellos que sufren el proceso.
En fin, los invito a que piensen qué tipo de invitación les gustaría recibir y qué tipo de invitación enviarían. Los invito a explorar en redes y proveedores locales y sorprenderse con un sinfín de posibilidades. Ya saben… ¡Están todos invitados!